OKR能解決痛苦的「跨部門合作」問題嗎?

OKR能解決痛苦的「跨部門合作」問題嗎?

OKR的導入三主軸,從強化上下級目標設定的連結,到培養團隊當責態度與行為,挑戰度最高的莫過於:跨部門合作。為什麼?它涉及到部門之間的利益,也是最考驗人性的一環。

在輔導前,我常徵詢學員:如果你或你部門可以獨立達成目標,你還願意與其他部門合作,一起完成嗎?

表示願意的,往往超過一半;這個結果,挺矛盾有趣的。

既然跨部門溝通不順暢,過程苦不堪言,為何大家還樂意合作?倒是有位總經理的坦白,讓我驚訝,他當著自己員工的面前說道:若自己不是總經理,他寧可自己獨立完成目標。

不管大家說的是場面話還是真心話,跨部門合作,儼然成為一種詭譎的組織議題,各方都斟酌著「面子」和「裡子」,不想碰但也避不開。

跨部門合作,如何提高意願?兩個思考點:
第一:你想將餅做大嗎?想訂立執行更具有影響力的目標?
第二:你想讓合作方,心甘情願、竭盡所能地將餅做的更大更實嗎?

我在OKR輔導過程中發現,不論是組織文化,還是辦公室政治,常常是由公司當紅的部門主導。這些當紅部門嘴上說的是「合作」,但顯現的心態是:你們是來「支援」我的,應該以我部門或個人的目標利益為導向,我說了算!

舉個例子:許多企業跨部門運作的思考,是以業務、客戶為導向。這使得其他部門,如產品部、行銷部的計劃任務,都以業務部馬首是瞻,即使這三個部門是平行的,沒有從屬關係。

所以,首先要釐清,大家談的跨部門合作,是支援型的?還是合作型?

(來源:Unsplash)

首先釐清:是支援角色、還是彼此合作

OKR協助打造的企業文化之一,是有能力效率的部門或個人,不論層級,不應只扮演等待指示、支援他人的角色,而是主動從職責和實現企業、部門最大效率利益的角度,訂立目標並計劃相關的組織和資源;並以負責人(owner)的身份,主動遊說上級和其他部門,以獲取支持。

因此,OKR運行的要點是每個部門,即使是後勤支援性質的,對於自己部門資源配置在哪些專案項目上,是有充分的選擇權。選擇背後的考量,主要是哪些專案對公司、部門、個人是最有影響力,而非是辦公室政治或人情考量所迫使的。

OKR談的跨部門合作,部門之間是對等的,既然要合作,心態很重要。雙贏的口號,大家都會說,然而很多合作,規模大或較受高層重視的一方,常會不經意的顯露「你要聽我的」,「是我給你這個機會的」,而忽略了原本合作的本質與目的。

跨部門合作出現裂縫,往往是心態問題,此時不妨問問自己:這目標是自己可以獨立完成的嗎?這目標是我們一起達成的?還是我達成的?千萬不要為了合作而合作。你需要結盟合作的一方,一定是具備你所欠缺的價值。

接著釐清:雙方能互補的價值為何

合作談的是對等,而對等不單是利益,更是態勢。說白了,這態勢就是謙虛。要保持謙虛的關鍵,就是重視對方提供的價值,合作前,必須清楚瞭解:目標的執行達成,相關部門彼此的依存關係是什麼?確定利益關係者為誰?一開始,我們都會關注自己的利益與企圖,但更重要的是如何說服自己和同仁,為何這個合作部門適合我們的策略?對方的agenda(企圖心與優先順序)是什麼?能力範圍?彼此的共同最大利益點是什麼?合作後,是否雙方都可以獲利?唯有如此,雙方合作才能順暢長久。

跨部門合作,要選擇支援型、合作型或是支援合作混成型的,端賴組織的體質,與企業主想要打造的企業文化。

使用支援型的跨部門合作,多數是「由上而下」文化的企業,特點是聚焦現有的市場機會,可以在較短的時間內,促使結果發生。 但久而久之,支援部門的功能容易傾向執行,這樣不僅弱化了部門原本應發揮的專業思維價值,也限縮了企業經營的視野。

而合作型強調的是「由下而上」的企業文化,特點是以培養誘導的方式,讓團隊主動發掘企業應該重視的「真空區域」,實踐填補以提高競爭力,但組織運作上必須投入更多的時間與耐心。

以華人的民族性與企業文化,跨部門合作最適合的方式是支援和合作並存的混成型。這也呼應了OKR的管理框架,是「由上而下+由下而上」所串聯搭建起來的。

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(本文同步刊載於商周名家專欄-王怡淳Chris專欄)